Politiques de confidentialité.

Introduction

Chez THE AGENCY MONTRÉAL, agence immobilière, nous respectons votre droit à la vie privée. Nous reconnaissons l’importance de protéger vos informations personnelles fournies lors de votre visite sur notre site web et nous nous engageons à maintenir la confidentialité et la sécurité des informations personnelles que nous recueillons. La présente politique de confidentialité décrit, entre autres, le type d’informations personnelles que nous recueillons, la manière dont nous utilisons ces informations, les mesures de protection que nous avons mises en place, le droit d’accès aux informations personnelles et les personnes à qui ces informations personnelles peuvent être divulguées. Cette politique de confidentialité s’applique à toute information personnelle que nous recevons de/ou sur des individus, comme vous, qui ne sont pas employés par nous. Aux fins de la présente déclaration, nous entendons par « informations personnelles » les informations concernant une personne identifiable, y compris, mais sans s’y limiter, les informations de contact, telles que le nom, l’adresse, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, les informations démographiques ou relatives au ménage et les informations financières et de crédit. THE AGENCY MONTRÉAL est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (ci-après, la « Loi ») et à ce titre THE AGENCY MONTRÉAL s’efforce à préserver les normes de confidentialité les plus élevées par rapport aux renseignements personnels que ses clients, fournisseurs et les autres entreprises lui fournissent dans le cadre de ses actes de courtage immobilier, notamment mais sans limitation, par l’entremise du site web de THE AGENCY MONTRÉAL (le « Site Web »), de ses réseaux sociaux, de ses publicités ainsi que pour les fins de ses systèmes de Gestion de la Relation Client (GRC) et de Gestion Électronique des Documents (GED) et ce selon les obligations lui incombant aux termes de la Loi.

Qu’entend-on par « renseignements personnels »?

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, THE AGENCY MONTRÉAL peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements d’une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d’une personne, etc. Les principes de protection énumérés ci-dessous s’appliquent à la collecte, l’utilisation et la transmission des renseignements personnels que les utilisateurs Internet pourraient fournir dans le cadre de l’utilisation du Site Web.

1. Responsabilité

THE AGENCY MONTRÉAL est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de l’exercice des activités du courtage immobilier. Dans ce but, THE AGENCY MONTRÉAL a adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels

2. Collecte de renseignements personnels

THE AGENCY MONTRÉAL ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. À titre d’exemple, il peut s’agir de renseignements collectés aux fins de la réalisation d’une transaction immobilière, aux fins de la tenue des dossiers, de la surveillance de la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l’OACIQ) ou toute autre fin déterminée par THE AGENCY MONTRÉAL et portée à la connaissance de la personne dont on demande le consentement. THE AGENCY MONTRÉAL invite les membres de son personnel, de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas, à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s’assurer de leur compréhension. Aux fins de la collecte des renseignements personnels, THE AGENCY MONTRÉAL encourage les membres de son personnel, de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas, à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l’OACIQ. L’accès à vos informations personnelles sera limité aux seules personnes qui ont besoin de ces informations pour mener à bien nos activités commerciales. Nous ne divulguons pas vos informations personnelles sans votre consentement et c’est pour cette raison que votre courtier immobilier vous demandera de signer le formulaire de consentement de l’OACIQ à cet effet. Une référence spécifique est effectuée lorsque vous fournissez ces informations personnelles, ou si la divulgation de ces informations personnelles à des tiers est directement liée à nos activités commerciales ou nécessaires pour vous fournir des informations, des produits ou des services, et constituerait une situation où le formulaire ne serait pas nécessairement requis. Nous pouvons également divulguer vos informations personnelles lorsque la loi nous y oblige. THE AGENCY MONTRÉAL peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d’une réalisation d’une transaction immobilière (pièces d’identité, documents financiers, procurations, etc.).

3. Utilisation et communications des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins,par exemple, dans le but notamment de détecter et de prévenir une fraude ou dans le but de fournir un service à la personne concernée. THE AGENCY MONTRÉAL peut être tenu de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple, aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [le FARCIQ], le Fonds d’indemnisation du courtage immobilier du Québec [le FICI]), aux professionnels, aux institutions financières ou de vérification de crédit ainsi qu’aux fournisseurs de systèmes de gestion électronique de documents (GED) ainsi qu’à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec. THE AGENCY MONTRÉAL peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans ce cas, THE AGENCY MONTRÉAL établit un mandat ou un contrat écrit dans lequel elle indique les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat ou du contrat et qu’ils soient détruits après sa fin. Le cocontractant doit également s’obliger à collaborer avec THE AGENCY MONTRÉAL en cas de violation de la confidentialité des renseignements personnels. Avant de communiquer les renseignements personnels à l’extérieur du Québec, THE AGENCY MONTRÉAL tient compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation et des mesures de protection dont ceux-ci bénéficieront à l’extérieur du Québec. THE AGENCY MONTRÉAL ne communiquera les renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre que ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate dans l’endroit où ils doivent être communiqués

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, THE AGENCY MONTRÉAL doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard, les obligations professionnelles de THE AGENCY MONTRÉAL l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive.

5. Mesures de sécurité

Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, THE AGENCY MONTRÉAL applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Les données personnelles recueillies seront stockées notamment sur des serveurs et dans des systèmes de gestion électronique des données disposant des mécanismes et utilisant des normes reconnues en matière de protection pour assurer la sécurité des renseignements personnels que ses clients, fournisseurs et les autres entreprises lui fournissent dans le cadre de ses actes de courtage immobilier, notamment mais sans limitation, par l’entremise du Site Web, de ses réseaux sociaux, de ses publicités ainsi que pour les fins de ses systèmes de Gestion de la Relation Client (GRC) et de Gestion Électronique des Documents (GED) et ce selon les obligations lui incombant aux termes de la Loi. Incident de confidentialité Est un incident de confidentialité l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement personnel non autorisé par la Loi ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel. THE AGENCY MONTRÉAL a mis en place un protocole de gestion d’un incident de confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d’incident. Ce protocole prévoit notamment les responsabilités attendues à chacune des étapes de la gestion de l’incident incluant les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.

6. Cookies

Un « cookie » est une petite quantité de données que notre site web peut envoyer à votre navigateur internet et qui peuvent ensuite être stockées sur le disque dur de votre ordinateur afin que nous puissions vous reconnaître lorsque vous retournerez sur notre site web. Nous pouvons utiliser des cookies pour stocker les préférences des visiteurs, enregistrer des informations de session, enregistrer des informations spécifiques à l’utilisateur sur les pages web auxquelles les utilisateurs accèdent ou qu’ils visitent, alerter les visiteurs sur les nouvelles zones qui pourraient les intéresser lorsqu’ils reviennent sur notre site web, enregistrer les activités passées sur un site afin de fournir un meilleur service lorsque les visiteurs reviennent sur notre site, personnaliser le contenu du site web en fonction du type de navigateur des visiteurs ou d’autres informations que le visiteur envoie. Vous pouvez configurer votre navigateur web pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez un cookie ou pour qu’il n’accepte pas certains cookies. Vous n’êtes pas tenu d’accepter des cookies pour accéder à notre site web ou y effectuer des recherches. Toutefois, il peut y avoir une perte de fonctionnalité minimale si vous avez désactivé ou supprimé tous les cookies.

7. Rôles et responsabilités

THE AGENCY MONTRÉAL son personnel, les membres de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas

Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, elle donne des directives, des formations et des instructions aux membres du personnel relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels.
Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d’incident de confidentialité, par exemple, la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels, la formation de son personnel, etc.
Dispose de méthodes uniformisées de classement des documents contenant des renseignements personnels.
Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité.
Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels. Plus particulièrement, elle donne des directives ou des instructions aux membres du personnel relatives à la méthode de destruction sécuritaire, aux délais de destruction, etc.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi, THE AGENCY MONTRÉAL a nommé le Responsable de la protection des renseignements personnels.

Il s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu’elles sont conformes à la réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne figurent dans la section « Plaintes ».

Le Responsable de la protection des renseignements personnels assume la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des gestes prévus par la Loi.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels traite les demandes d’accès et de rectification des renseignements personnels. Il traite également les plaintes relativement au traitement des renseignements personnels par THE AGENCY MONTRÉAL.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est consulté dans le cadre d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Il peut suggérer des mesures pour assurer la protection de renseignements personnels dans le cadre d’un tel projet.

Membres du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif

Un membre du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif de THE AGENCY MONTRÉAL peut prendre connaissance du renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l’exécution de ses fonctions ou de son mandat.

Le membre du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif de THE AGENCY MONTRÉAL :

S’assure de l’intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus THE AGENCY MONTRÉAL.
Se conforme à toutes les politiques et directives de THE AGENCY MONTRÉAL sur l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l’information et respecte les consignes qui lui sont présentées.
Respecte les mesures de sécurité mises en place sur son poste de travail et sur tout équipement contenant des renseignements personnels.
Utilise uniquement l’équipement et les logiciels autorisés par THE AGENCY MONTRÉAL.
Assure, le moment venu, la destruction sécuritaire des renseignements personnels conformément aux consignes reçues. Signale immédiatement à son supérieur tout acte, dont il a connaissance, susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité relatives aux renseignements personnels.

8. Droit d’accès, de retrait et de rectification

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par THE AGENCY MONTRÉAL. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit en contactant notre responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées indiquées ci-dessous. Nous veillerons, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, à ce que votre nom soit retiré de notre (nos) liste (s) de diffusion. Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques. Une personne peut demander de transférer à un tiers, par voie électronique, les données personnelles que THE AGENCY MONTRÉAL détient sur elle. THE AGENCY MONTRÉAL peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi (https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1).

9. Plaintes

Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses renseignements personnels par THE AGENCY MONTRÉAL. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximal de 30 jours par le Responsable de la protection des renseignements personnels et une réponse écrite vous sera adressée. Pour faire une demande d’accès, de rectification de vos renseignements personnels ou toute autre demande à laquelle vous avez droit ainsi que pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec : Stéphane Arbour Responsable de la protection des renseignements personnels THE AGENCY MONTRÉAL 4115 Sherbrooke Ouest Montréal, Qc H3Z 1K9 Email: stephane.arbour@theagencyre.com Phone: 514-923-7793

10. Révision de la présente politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la politique de confidentialité à tout moment pour refléter les changements d’obligations légales ou les changements dans la manière dont nous traitons les informations personnelles, sans préavis, et nous vous encourageons à vous référer régulièrement à notre politique de confidentialité Mise à jour : Octobre 2024

Privacy policy.

Introduction

At THE AGENCY MONTRÉAL, agence immobilière, we respect your right to privacy. We recognize the importance of protecting your personal information provided during your visit to our website and are committed to maintaining the confidentiality and security of the personal information we collect. This Privacy Policy describes, among other things, the type of personal information we collect, how we use that information, the safeguards we have in place, the right of access to personal information and to whom personal information may be disclosed. This Privacy Policy applies to any personal information we receive from or about individuals, such as you, who are not employed by us. For the purposes of this statement, "personal information" means information about an identifiable individual, including, but not limited to, contact information, such as name, address, e-mail address, telephone number, demographic or household information, and financial and credit information. THE AGENCY MONTRÉAL is governed by the Act respecting the protection of personal information in the private sector (RLRQ, c. P-39.1) (hereinafter, the "Act") and as such THE AGENCY MONTRÉAL strives to maintain the highest standards of confidentiality with respect to personal information provided to it by its customers, suppliers and other businesses in the course of its real estate brokerage activities, including but not limited to, through THE AGENCY MONTRÉAL's website (the "Website"), its social networks, its advertisements and for the purposes of its Customer Relationship Management (CRM) and Electronic Document Management (EDM) systems, in accordance with its obligations under the Act.

What do we mean by "personal information"?

Personal information is information about a natural person that directly or indirectly allows that person to be identified. A written document, an image, a video or a sound recording may contain personal information. In the course of its professional activities, THE AGENCY MONTRÉAL may collect personal information such as a person's name, home address, date of birth, identity document information, social insurance number, income information, marital status, etc. This information may be used by THE AGENCY MONTRÉAL to identify a person. The protection principles listed below apply to the collection, use and transmission of personal information that Internet users may provide in the course of using the Website.

1. Responsibility

THE AGENCY MONTRÉAL is responsible for protecting the personal information it holds in the course of its real estate brokerage activities. To this end, THE AGENCY MONTRÉAL has adopted the Privacy Policy, as well as policies and practices governing the governance of personal information, the purpose of which is to govern the collection, use, communication, retention and destruction of personal information.

2. Collection of personal information

THE AGENCY MONTRÉAL collects only the personal information required to carry out its real estate brokerage activities. For example, information may be collected for the purposes of carrying out a real estate transaction, maintaining files, monitoring professional practice by the Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) or any other purpose determined by THE AGENCY MONTRÉAL and made known to the person whose consent is being sought. THE AGENCY MONTRÉAL invites its staff, team members or any administrative assistant, as the case may be, to explain in simple and clear terms to the person concerned the reasons for the collection of his or her personal information and to ensure that they understand. For the purposes of collecting personal information, THE AGENCY MONTRÉAL encourages members of its staff, team or any administrative assistant, as the case may be, to use the standardized forms developed by the OACIQ. Access to your personal information will be limited to only those persons who need the information to carry out our business activities. We do not disclose your personal information without your consent, which is why your real estate broker will ask you to sign the OACIQ consent form to this effect. A specific reference is made when you provide such personal information, or if the disclosure of such personal information to third parties is directly related to our business activities or necessary to provide you with information, products or services, and would constitute a situation where the form would not necessarily be required. We may also disclose your personal information where we are required to do so by law. THE AGENCY MONTRÉAL may also collect personal information verbally through correspondence with persons involved in a transaction or through various documents submitted in connection with a real estate transaction (identification, financial documents, powers of attorney, etc.).

3. Use and disclosure of personal information

Personal information is used and communicated for the purposes for which it was collected and with the consent of the person concerned. In certain cases provided for by law, personal information may be used for other purposes, for example, to detect and prevent fraud or to provide a service to the person concerned. THE AGENCY MONTRÉAL may be required to communicate personal information to third parties, for example, suppliers, co-contractors, subcontractors, agents, insurers (such as the Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [FARCIQ], the Fonds d'indemnisation du courtage immobilier du Québec [FICI]), professionals, financial or credit verification institutions as well as providers of electronic document management systems (EDMS) and other regulators, or outside Quebec. THE AGENCY MONTRÉAL may, without the consent of the person concerned, communicate personal information to a third party if such communication is necessary for the execution of a mandate or a contract for services or business. In such cases, THE AGENCY MONTRÉAL will draw up a written mandate or contract in which it will indicate the measures that its agent must take to ensure the protection of the personal information entrusted to it, to ensure that it is used only for the purposes of the mandate or contract and that it is destroyed once the mandate or contract has ended. The co-contractor must also undertake to cooperate with THE AGENCY MONTRÉAL in the event of a breach of confidentiality of personal information. Before disclosing personal information outside Quebec, THE AGENCY MONTRÉAL considers the sensitivity of the information, the purpose for which it is to be used and the safeguards that will be in place outside Quebec. THE AGENCY MONTRÉAL will only disclose personal information outside Quebec if its analysis demonstrates that the information will be adequately protected in the location where it is to be disclosed.

4. Retention and Destruction of Personal Information

When the purposes for which the personal information was collected or used have been fulfilled, THE AGENCY MONTRÉAL must destroy it, subject to a retention period stipulated by law. In this regard, THE AGENCY MONTRÉAL's professional obligations require it to keep its files for at least six (6) years following their final closing.

5. Safety measures

When collecting, using, storing and destroying personal information, THE AGENCY MONTRÉAL applies the necessary security measures to protect the confidentiality of personal information. The personal data collected will be stored on servers and in electronic data management systems equipped with mechanisms and using recognized standards of protection to ensure the security of personal information provided to THE AGENCY MONTRÉAL by its customers, suppliers and other companies in the course of its real estate brokerage activities, including but not limited to, through the Website, its social networks, its advertisements and for the purposes of its Customer Relationship Management (CRM) and Electronic Document Management (EDM) systems, in accordance with its obligations under the Act. Privacy incident A confidentiality incident is any access, use or disclosure of personal information that is not authorized by the Act, or the loss of personal information or any other breach of the protection of personal information. THE AGENCY MONTRÉAL has set up a protocol for managing a confidentiality incident, which identifies the people who assist the Privacy Officer and sets out the concrete actions to be taken in the event of an incident. This protocol sets out the responsibilities expected at each stage of incident management, including the measures to be taken to ensure data security.

6. Cookies

A "cookie" is a small amount of data that our website can send to your web browser, which may then be stored on your computer's hard drive so that we can recognize you when you return to our website. We may use cookies to store visitors' preferences, record session information, record user-specific information about which web pages users access or visit, alert visitors to new areas that may be of interest to them when they return to our website, record past activity on a site in order to provide better service when visitors return to our site, customize website content based on visitors' browser type or other information that the visitor sends. You can set your web browser to notify you when you receive a cookie, or to refuse to accept certain cookies. You are not required to accept cookies to access or search our website. However, there may be a minimal loss of functionality if you have disabled or deleted all cookies.

7. Roles and responsibilities

THE AGENCY MONTRÉAL its staff, members of its team or any administrative assistant, as the case may be

Ensures confidentiality of information through good information management practices. In particular, it provides guidelines, training and instructions to staff members regarding the collection, use, storage, modification, consultation, communication and permitted destruction of personal information.
Deploys appropriate safeguards to reduce the risk of privacy incidents, e.g. computer security, updated personal information policies, staff training, etc.
Has standardized methods for filing documents containing personal information.
Has standardized methods for retaining documents containing personal information, including digitization procedures.
Manages physical and computer access to personal information, based in particular on its sensitivity.
Securely destroys personal information. In particular, it gives directives or instructions to staff members concerning the secure destruction method, destruction deadlines, etc.

Privacy Officer

In accordance with the Act, THE AGENCY MONTRÉAL has appointed a Privacy Officer.

In particular, he or she ensures that these policies are respected and that they comply with applicable regulations. The name and contact details of this person are given in the "Complaints" section.

The Privacy Officer is responsible for managing incidents of confidentiality and, in this context, takes the actions provided for in the Act.

The Privacy Officer handles requests for access and rectification of personal information. He also handles complaints about THE AGENCY MONTRÉAL's handling of personal information.

The Privacy Officer is consulted as part of a privacy impact assessment for any project involving the acquisition, development or redesign of an information system or the electronic delivery of services involving the collection, use, disclosure, retention or destruction of personal information. It may suggest measures to ensure the protection of personal information in the context of such a project.

Staff, team members or administrative assistants

A member of THE AGENCY MONTRÉAL's staff, team or any administrative assistant may view personal information only insofar as it is essential to the performance of his or her duties or mandate

THE AGENCY MONTRÉAL staff member, team member or administrative assistant:

Ensures the integrity and confidentiality of personal information held THE AGENCY MONTRÉAL.
Complies with all THE AGENCY MONTRÉAL policies and guidelines on access, collection, use, disclosure, destruction of personal information and on information security and complies with the instructions presented to it.
Respects the security measures in place at the workstation and on any equipment containing personal information.
Use only equipment and software authorized by THE AGENCY MONTRÉAL.
Ensures the secure destruction of personal information in accordance with instructions. Immediately report to his/her superior any act of which he/she is aware that may constitute an actual or suspected breach of security rules relating to personal information.

8. Right of access, withdrawal and rectification

An individual (or his/her authorized representative) may request access to his/her personal information held by THE AGENCY MONTRÉAL. An individual may withdraw his or her consent to the collection, use and disclosure of his or her personal information at any time. Such withdrawal shall be recorded in writing by contacting our Privacy Officer at the coordinates indicated below. Subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice, we will ensure that your name is removed from our mailing list(s). An individual may request the correction of personal information in a file concerning him or her that he or she believes to be inaccurate, incomplete or equivocal. An individual may request that THE AGENCY MONTRÉAL electronically transfer his or her personal data to a third party. THE AGENCY MONTRÉAL may refuse a request for access or rectification in the cases provided for by law ( https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1).

9. Complaints

A person who considers himself/herself aggrieved may file a complaint regarding the processing of his/her personal information by THE AGENCY MONTRÉAL. This complaint will be handled diligently within a maximum of 30 days by the Privacy Officer and a written response will be sent to you. To make a request for access, rectification of your personal information or any other request to which you are entitled, as well as to submit a complaint regarding the processing of personal information, please contact: Stéphane Arbour Privacy Officer THE AGENCY MONTRÉAL 4115 Sherbrooke West Montreal, Qc H3Z 1K9 Email: stephane.arbour@theagencyre.com Phone: 514-923-7793

10. Revision of this Privacy Policy

We reserve the right to update the privacy policy at any time to reflect changes in legal obligations or changes in the way we treat personal information, without prior notice, and we encourage you to refer to our privacy policy regularly. Update: October 2024